Rédiger son offre technique avec ChatGPT : ce qui marche, ce qui manque

Beaucoup d'entreprises rédigent déjà leur offre technique avec ChatGPT, Claude ou un autre assistant. C'est une bonne idée pour une partie du travail, et une mauvaise pour une autre. Un assistant généraliste écrit vite et proprement ; il ne connaît ni ce marché, ni votre entreprise, ni le pays, et ce qu'il ne sait pas, il l'invente avec assurance. Cet article dit ce qu'il fait bien, comment le lui demander, ce qu'il faut vérifier avant de déposer, et ce qu'aucun assistant ne peut savoir à votre place.

Ce qu'un assistant fait bien

• Le plan. Donnez-lui la grille d'évaluation et il en tire un sommaire qui suit l'ordre des critères, avec les bons titres. C'est ce que demande Rédiger une offre technique qui passe, et c'est fastidieux à la main.
• La mise en forme de vos notes. Vous savez comment vous ferez le chantier ; vous l'écrivez en dix lignes télégraphiques. Il en fait une méthodologie lisible, dans les mots du dossier.
• La relecture. Fautes, phrases trop longues, paragraphes qui ne répondent à rien. Demandez-lui de lire comme un correcteur de commission et de dire quel critère chaque section sert.
• La traduction et la cohérence. Un dossier en anglais, une offre en français ; un CV qui dit une chose et le planning une autre. Il les repère.
• Les listes de contrôle. « Liste tout ce que ce dossier demande de joindre » sur un texte que vous lui collez donne une première liste, à vérifier.

Donnez-lui le dossier, pas un résumé

La qualité de la réponse dépend de ce que vous mettez dans la question. Un assistant qui n'a que « rédige une offre technique pour un marché de construction d'école » produit un texte générique, celui que tous vos concurrents obtiennent aussi. Ce qu'il lui faut :

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   Les critères d'évaluation, mot pour mot

   Copiez la section « évaluation » du dossier de consultation, avec les points attribués à chaque critère et les critères éliminatoires. Demandez un plan qui suit cet ordre et donne plus de place aux critères qui pèsent lourd.

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   Le marché précis

   L'acheteur, son nom exact, la référence de l'avis, le lot auquel vous répondez, le lieu, le délai d'exécution. Sans cela, l'assistant écrit « l'autorité contractante » et « le projet », et vous oubliez de les remplacer.

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   Vos vraies références

   Pour chaque marché similaire : client, objet, montant, année, votre rôle, et la preuve que vous joindrez. Donnez-les en liste ; l'assistant les met en forme. Ne lui demandez jamais d'en « proposer ».

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   Votre personnel et votre matériel

   Les personnes réellement disponibles, leur formation et leurs années d'expérience, le matériel que vous possédez ou louez. Même règle : il met en forme ce que vous lui donnez.

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   Une consigne contre l'invention

   Terminez par : « N'invente aucune référence, aucun chiffre, aucun article de loi. Quand une information manque, écris [À COMPLÉTER : ce qui manque]. » Vous saurez ensuite quoi chercher dans le texte.

Un exemple de demande, à adapter :

Voici la grille d'évaluation d'un appel d'offres de [acheteur], référence [référence], lot [lot] : [coller la grille]. Voici mes références : [liste]. Voici mon personnel et mon matériel : [liste]. Rédige l'offre technique en suivant l'ordre de la grille, en reprenant ses mots. N'invente aucune référence, aucun chiffre, aucun article de loi. Quand une information manque, écris [À COMPLÉTER : ce qui manque].

Ce qu'il faut vérifier avant de déposer

Ce sont les erreurs que nous voyons revenir dans les offres rédigées avec un assistant. Chacune peut éliminer.

• Les références inventées. Si vous n'avez pas fourni de référence, et parfois même si vous l'avez fait, l'assistant peut en ajouter une plausible : un client qui existe, un marché qui n'a jamais eu lieu. Une commission peut appeler le client. Relisez chaque référence contre vos attestations de bonne exécution.
• Les montants de caution. L'assistant « sait » que la caution de soumission est une fraction du montant du marché et propose un chiffre. Le seul montant qui compte est celui que fixe le dossier de consultation, ou, s'il ne le fixe pas, la règle de votre pays : voir Cautions et garanties. Ne recopiez pas un chiffre que vous n'avez pas lu dans le dossier.
• Les articles du code des marchés. Il cite volontiers « l'article 43 du code des marchés publics ». Le numéro est souvent celui d'un autre pays, ou d'une version abrogée du texte. Ne citez un article que si vous l'avez ouvert ; la réglementation de votre pays donne les textes en vigueur et leur source.
• Le nom de l'acheteur et la référence. Vérifiez la première page, l'en-tête, la lettre de soumission et la conclusion : un nom d'acheteur approximatif ou une référence tronquée fait douter de tout le reste, et un nom d'un autre marché, resté d'une offre précédente, peut faire rejeter l'offre.
• Les dates et les délais. Le délai d'exécution que vous annoncez doit être celui du dossier ou mieux ; l'assistant arrondit volontiers. Vérifiez le planning contre le délai demandé.
• Les formulaires. Une lettre de soumission ou une déclaration sur l'honneur « rédigée » par l'assistant n'a aucune valeur si le dossier fournit un modèle. Remplissez le modèle du dossier, sans en changer un mot.
• Le texte qui ne parle pas de ce marché. Si un paragraphe pourrait être collé tel quel dans une autre offre, il ne rapporte rien. Cherchez le nom du site, les difficultés que vous avez vues sur place, la façon dont vous les réglez.
• Les repères [À COMPLÉTER]. Cherchez-les tous dans le fichier final. Un seul oublié, imprimé en page 14, suffit à montrer au correcteur comment l'offre a été écrite.

Ce qu'un assistant généraliste ne peut pas savoir

Même bien renseigné, il part d'une page blanche à chaque fois, et il ignore tout ce qui n'est pas dans votre question :

• Le dossier de ce marché. Les pièces exigées, avec la page où elles le sont, les additifs parus depuis, le modèle de lettre à utiliser. Il faut les lui coller, et il ne peut pas vérifier que votre copie est complète.
• Vos documents et leurs dates. Il ne sait pas que votre attestation fiscale expire avant la date limite, ni que votre registre de commerce est au nom de l'ancienne société.
• Ce qui se passe chez cet acheteur. Qui a gagné ses derniers marchés, à quel prix, avec combien de concurrents. Cela décide du prix et du niveau d'effort à mettre dans l'offre, et aucun assistant ne l'a.
• La date limite, le lieu de dépôt et l'heure d'ouverture. Il ne vous rappellera rien la veille. Fermez l'onglet et il a oublié le marché.
• Les règles de votre pays. Les délais de recours, la préférence nationale, les seuils des procédures sont différents d'un pays à l'autre et changent avec les textes ; sa version est souvent celle d'un autre pays ou d'une autre année.

Rien de cela n'empêche d'utiliser un assistant pour écrire. Cela veut dire que le travail qui décide du rejet ou de la recevabilité de l'offre, les pièces, les dates, les montants, reste à faire ailleurs.

Ce que le dossier de soumission SangoBids ajoute

Le dossier de soumission ne rédige pas votre offre à votre place. Il fait l'autre partie du travail, celle qu'un assistant ne peut pas faire : pour chaque marché que vous suivez, il lit le dossier de consultation et en tire la liste des pièces exigées, citées avec leur page ; il les compare à vos documents et vous dit ce qui est prêt, ce qui expire avant la date limite et ce qui manque ; il vous rappelle ce qui manque trois jours et un jour avant l'échéance ; il vous dit où et quand déposer.

Sa proposition technique obéit à la règle de cet article : un premier texte à partir de l'avis et de ses documents, une relecture qui liste les points bloquants d'abord, des réécritures que vous gardez ou non, et rien d'inventé, les manques restant marqués « [À COMPLÉTER] ». Une proposition est offerte pour essayer. Le détail est dans Préparer son dossier de soumission.

Et ensuite

Quel que soit l'outil, le fond de l'offre est le même : Rédiger une offre technique qui passe. Et la veille du dépôt, relisez Les erreurs qui éliminent : la plupart ne tiennent pas au texte, mais aux pièces.