Cautions et garanties : soumission, bonne exécution, avance, retenue

Une caution, ou garantie, est l'engagement écrit d'une banque ou d'un assureur de payer l'acheteur si vous ne tenez pas votre parole. Un marché peut en demander plusieurs, à des moments différents, et chacune a un coût pour votre trésorerie. Voici à quoi sert chacune, quand elle est due, quand on vous la rend et comment l'obtenir sans perdre l'offre sur un détail.

Vue d'ensemble

Garantie	Ce qu'elle protège	Quand elle est due	Quand elle prend fin
Caution de soumission	Le sérieux de votre offre	Avec l'offre	Après l'attribution ou la signature
Garantie de bonne exécution	La bonne réalisation du marché	Après la notification	Après la réception
Garantie d'avance	L'argent versé avant le travail	Avant le versement de l'avance	Une fois l'avance remboursée
Retenue de garantie	La reprise des défauts	À chaque paiement	À la réception définitive, en général

Toutes ne s'appliquent pas à tous les marchés. Le dossier d'appel d'offres (DAO) dit lesquelles sont exigées et à quel montant, et les règles de votre pays apparaissent sous chaque section.

La caution de soumission

La caution provisoire, aussi appelée caution de soumission ou garantie d'offre, prouve que votre offre est sérieuse. Si vous retirez votre offre après la date limite alors qu'elle est encore valable, si vous refusez de signer le marché ou si vous ne fournissez pas la garantie de bonne exécution, l'acheteur peut la faire payer.

Quand elle est due. Avec l'offre, le plus souvent en original dans le pli, et au plus tard à la date limite. Si le dossier est découpé en lots, le montant est souvent fixé lot par lot.

Quand elle est rendue. Aux entreprises non retenues après l'attribution ou la signature du marché. À l'attributaire, quand il a remis sa garantie de bonne exécution. Si personne ne vous la rend, réclamez-la par écrit : tant qu'elle court, votre banque peut garder l'argent bloqué et continuer à facturer.

Si elle manque ou si elle n'est pas conforme. C'est l'une des causes de rejet les plus brutales, parce qu'une commission la vérifie dès le début. Une caution absente, trop faible, trop courte ou sur un mauvais formulaire peut éliminer une offre excellente.

Certains dossiers ne demandent pas de caution, ou la remplacent par une déclaration signée dans laquelle vous acceptez une exclusion temporaire si vous manquez à vos engagements. Les marchés de consultants et les petites consultations en demandent rarement. Lisez ce que votre dossier exige plutôt que de le supposer.

🇲🇱La règle au Mali

• La garantie d'offre est exigée quand la nature des prestations le requiert. Elle est fixée par l'acheteur entre 1 % et 3 % du montant prévisionnel du marché et indiquée au dossier. Elle n'est pas demandée pour les prestations intellectuelles (art. 69.1). Elle prend la forme d'un cautionnement ou d'une garantie à première demande (art. 69.2).[6]
• Une offre dont la garantie d'offre requise est absente est irrecevable (arrêté, art. 12.2). La garantie des candidats non retenus leur est rendue avec la notification du rejet (art. 79.1).[10][6]
• Dispense : les entreprises artisanales à l'impôt synthétique et inscrites à la Chambre de métiers n'ont pas à fournir la garantie de soumission pour les travaux et fournitures jusqu'à 5 millions de F CFA (marchés de l'État) ; le texte cite aussi 1,5 million et 3 millions pour les établissements publics (décret de 2018, art. 7). Sur financement intérieur, le ministre des Finances peut dispenser par décision les coopératives, groupements d'ouvriers et artisans suivis par les chambres consulaires (Code, art. 69.3).[11][6]

La garantie de bonne exécution

La caution définitive, ou garantie de bonne exécution, couvre l'acheteur si vous n'exécutez pas le marché ou si vous l'exécutez mal. Elle lui permet de financer un remplacement ou de couvrir une partie de sa perte.

Quand elle est due. Après la notification de l'attribution, dans le délai que fixe le dossier ou le contrat, et avant le démarrage. Ce délai est court. Prévenez votre banque dès que vous décidez de soumissionner, sans attendre d'avoir gagné.

Quand elle est rendue. Après la réception, provisoire ou définitive selon le contrat. Là encore, demandez la mainlevée par écrit : c'est l'acte qui libère la banque, et elle ne se fait pas toujours toute seule.

Si vous ne la fournissez pas. L'attribution peut être annulée, votre caution de soumission saisie et le marché proposé à l'entreprise classée après vous. Selon le pays et le montant, cette garantie peut aussi ne pas être demandée pour de petits marchés, ou être remplacée par une retenue.

🇲🇱La règle au Mali

• Le titulaire fournit une garantie de bonne exécution quand la nature et le délai du marché le requièrent. Montant : de 3 % à 5 % du prix de base du marché, avenants compris. Les prestations intellectuelles en sont dispensées. Elle est constituée dès la notification et avant tout paiement (art. 94).[6]
• La lettre de notification précise que le cautionnement doit être constitué dans les 20 jours suivant sa réception, et qu'aucune avance ni paiement n'est possible avant (arrêté, art. 15.5). Le cautionnement peut être remplacé, au gré du titulaire, par une garantie à première demande d'une banque agréée ou par une caution d'un organisme de caution mutuelle agréé. Une banque étrangère de bonne réputation peut émettre si elle a un correspondant local agréé (art. 96.1).[10][6]
• Sans délai de garantie, le cautionnement est libéré à la réception. Avec un délai de garantie, la mainlevée intervient dans un délai d'un mois après la réception provisoire (ou la fin du délai de garantie s'il n'y a pas de réception provisoire) (art. 94.4 et 95.1).[6]

La garantie d'avance

L'avance de démarrage est une somme que l'acheteur vous verse avant que vous ayez travaillé, pour acheter les matériaux et vous installer. Elle n'est pas un cadeau : elle se rembourse par déductions sur vos paiements suivants. La garantie d'avance protège l'acheteur tant que ce remboursement n'est pas terminé.

Quand elle est due. Avant le versement de l'avance, et seulement si le marché prévoit une avance et que vous la demandez.

Quand elle prend fin. Son montant baisse à mesure que l'avance est remboursée, et elle s'éteint une fois le remboursement terminé. Vérifiez que le texte de la garantie dit bien cela.

Si vous ne la fournissez pas. En règle générale, pas de garantie, pas d'avance. Le marché reste à exécuter, et vous le financez sur vos propres fonds. Faites le calcul dès le chiffrage : c'est souvent là qu'une petite entreprise découvre que le marché dépasse sa trésorerie.

🇲🇱La règle au Mali

• Une avance de démarrage peut être accordée : au plus 20 % du montant initial pour les travaux et prestations intellectuelles, au plus 30 % pour les fournitures et autres services. Elle est prévue dans le dossier d'appel d'offres, garantie à 100 % de son montant et remboursée par retenue sur les acomptes ou le solde. Son remboursement doit être achevé quand les sommes nettes mandatées atteignent 80 % du marché (art. 105 et 97).[6]

La retenue de garantie

La retenue de garantie n'est pas un document bancaire au départ. C'est une partie de chaque paiement que l'acheteur garde jusqu'à la fin du marché, pour pouvoir faire reprendre les défauts qui apparaîtraient après la réception.

Quand elle s'applique. À chaque paiement, en déduction du montant que vous recevez.

Quand elle est rendue. En général à la réception définitive, une fois les réserves levées. Certains contrats vous permettent de récupérer cet argent plus tôt en le remplaçant par une garantie bancaire.

Si vous ne reprenez pas les défauts. L'acheteur peut payer quelqu'un d'autre pour les reprendre et se servir sur la retenue. Intégrez cette somme dans votre plan de trésorerie, car elle fait partie de votre marge et elle arrive en dernier.

🇲🇱La règle au Mali

• Quand le marché a un délai de garantie, l'acheteur peut retenir jusqu'à 5 % de chaque paiement comme retenue de garantie. Elle peut être remplacée par une caution ou une garantie bancaire, et elle est restituée dans le mois qui suit la fin du délai de garantie ou la réception définitive (art. 95.2 et 95.3).[6]

Comment obtenir une garantie

Prévoyez plusieurs jours, parfois plusieurs semaines, surtout pour une première demande. Faites-la dès la décision de soumissionner.

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   Vérifiez qui peut l'émettre

   Le dossier le précise : banque, compagnie d'assurance ou établissement agréé par le ministère des Finances là où c'est la règle. Une garantie émise à l'étranger peut devoir passer par un correspondant local. Vérifiez avant de payer le moindre frais.

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   Préparez votre demande

   La banque demande en général vos relevés de compte, vos statuts, votre registre de commerce (RCCM), vos derniers états financiers, l'avis et le modèle de garantie du dossier. Pour les garanties après attribution, ajoutez la notification ou le contrat.

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   Comprenez ce que cela coûte

   Il y a deux coûts distincts. La commission rémunère la banque, souvent selon le montant et la durée. Le dépôt de garantie, lui, est de l'argent que la banque peut vous demander de bloquer sur un compte, parfois pour une grande partie du montant. Cet argent reste à vous, mais vous ne pouvez plus vous en servir pendant toute la durée de la garantie.

4. 4

   Remettez le modèle du dossier

   Le modèle du DAO se reprend mot pour mot. Les banques ont leur propre rédaction et préfèrent s'en servir. Insistez : un texte différent, même mieux écrit, peut être refusé.

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   Relisez le projet avant signature

   Demandez à voir le projet avant son émission. Une correction coûte alors quelques minutes. Après, il faut parfois tout recommencer, à quelques heures du dépôt.

Les cinq vérifications avant de la glisser dans le pli

• Le montant : celui du dossier, pour le bon lot, sans erreur entre chiffres et lettres.
• La devise : celle que le dossier demande.
• La validité : calculée à partir de la date limite, en tenant compte de ce que le dossier ajoute à la validité de l'offre. Si un additif repousse la date limite, votre caution peut devenir trop courte. Faites-la prolonger.
• Le bénéficiaire : le nom exact de l'acheteur, tel qu'écrit dans le dossier.
• La référence : le numéro de l'avis, l'objet du marché et le lot. En groupement, le nom du groupement ou de ses membres, comme le dossier le demande.

Si vous n'avez pas d'historique bancaire

Une banque garantit plus facilement une entreprise dont elle voit passer l'activité. Si vous partez de zéro, voici des pistes :

• Faites passer votre activité par un seul compte professionnel, dès maintenant, pour que le jour venu la banque ait quelque chose à lire.
• Parlez à votre banque avant d'en avoir besoin. Demandez ce qu'il lui faudrait et combien de temps cela prendrait.
• Proposez un dépôt en espèces. Pour une petite garantie, couvrir l'essentiel du montant par un dépôt peut lever le blocage.
• Comparez les émetteurs acceptés. Selon les pays, une compagnie d'assurance, une mutuelle de garantie ou un fonds de soutien aux PME peut répondre là où une banque refuse. Vérifiez qu'il est accepté par le dossier.
• Soumissionnez d'abord à des marchés sans caution, ou à de petits montants, pour construire votre historique.
• Entrez en groupement avec une entreprise plus solide, qui peut porter la garantie dans votre accord. Voir Groupement et sous-traitance.